Software possibilita maior organização de documentos, agilidade na troca de informações e economia de papel

O departamento de Controladoria da EBEG implementou, em novembro, a plataforma empresarial Microsoft Sharepoint. O objetivo foi trazer mais organização, agilidade e eficiência na gestão de documentos da empresa. O setor financeiro e o de recebimento de mercadorias também utilizam a ferramenta, que pode ser estendida às demais áreas, de acordo com a necessidade de cada uma. O sistema operacional permite integrar, em um único ambiente virtual, aplicativos como o One Drive, Lists, Teams e Planner.

O uso do Microsoft Sharepoint possibilitou, ainda, a redução no uso de papel, ação que faz parte das metas de sustentabilidade da empresa. “Antes, tudo era enviado de forma física, fazendo com que o escritório ficasse cheio de documentos nas gavetas e armários, com mais papéis e menos espaço físico. Além disso, uma nota fiscal enviada por um cliente poderia demorar dias para chegar até nós. Agora, as informações estão no sistema, mais claras e organizadas, facilitando a rotina da Controladoria e demais setores”, ressalta José Vasco, analista Fiscal.

José Vasco, analista Fiscal

Para Bianca Ferreira, auxiliar administrativo, o sistema operacional veio auxiliar na gestão empresarial. “Sempre que precisávamos de algum arquivo específico, tínhamos que correr atrás do documento em vários lugares diferentes, pedindo informações para até três colaboradores diferentes, atrasando o processo. Agora, conseguimos deixar tudo em um lugar só, por meio de uma plataforma interna”, explica.

Bianca Ferreira, auxiliar administrativo

Acesso privado

A Controladoria emite uma lista de tarefas, que é direcionada por meio do Sharepoint para todos os departamentos envolvidos, e através do software, as informações são enviadas e recebidas. “Por meio do programa, criamos um site interno, onde apenas os colaboradores que têm um e-mail com domínio da empresa têm acesso. Demais pessoas podem entrar apenas com autorização. Começamos a usá-la na primeira semana de dezembro e já temos três bibliotecas de arquivos diferentes dentro da plataforma”, destaca Vasco.

Para melhor adaptação dos colaboradores com a plataforma, foi feita uma interface simples e intuitiva. Também foi enviado, aos profissionais dos setores envolvidos, informações e prints de tela de como usar a nova ferramenta. Por fim, foi gravado um tutorial com o passo a passo de como entrar, enviar, baixar e organizar as informações dentro do SharePoint. Para acessar o vídeo, basta entrar em contato com a controladoria.

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